企業における文書の保管期間は？保管する重要性と社内保管時の注意点を解説​

企業でモノを保管するにあたって、悩みの種となりやすいのが書類管理です。
日々増え続ける文書を、企業としてどのように管理していくのかは難しい問題です。

不要と判断した書類を順次処分できればいいのですが、企業の書類には文書保存期間が決められているモノも少なくありません。
一方、社内でのみ文書を保管していくと、いくつかのリスクやデメリットが生じます。

この記事では、企業における文書の保存期間や、文書を保管する重要性、社内保管時の注意点について解説していきます。

文書を社内に保管するときの注意点

文書を社内で保管していればすぐに取り出せるので、何かと便利であるように思うかもしれません。しかし、社内のみで文書を保管し続けるのはいくつかのデメリットがあるため注意が必要です。ここでは、文書を社内に保管するときの注意点を解説していきます。

災害のリスクがある
オフィスが災害に遭った際に、社内に保管していたすべての書類が消失してしまう可能性があります。たとえば、地震によるオフィスビルの倒壊や、火災による書類の消失の可能性はゼロではありません。
書類を分散させずに保管していると、そういったリスクを常に孕むことになります。ですから、社内だけではなく複数の箇所に分散させて書類を保管することもひとつの手段です。

情報漏洩のリスクがある
社員の持ち出しなどによって、社内の重要な情報が外部に出るリスクがあります。
なるべく想定したくないリスクではありますが、社内に紙媒体で保管している以上、関係者が持ち出せてしまうのも事実です。

会社にとって情報漏洩は致命的であり、ブランドイメージの低下や場合によっては大々的な謝罪対応、フォローアップが求められます。重要書類を社内に保管する場合、そのようなリスクも考慮して保管しなければなりません。

コストがかかる
坪単価で事務所を借りている場合、賃料は賃借面積に比例しますが、そういった意味では社内の収納スペースにも経費がかかっていることになります。会社の運営年数が長くなるほど、必要なスペースは年々増していくため、その分のコストが必要です。

高額な賃料を払って、多くの面積を文書保管スペースに割いているのなら、費用対効果に見合っていないという考え方もできます。コスト削減を考えているのなら、オフィスのスペースを有効活用するために、書類の保管方法の見直しを図ってもいいかもしれません。

スペースが必要になる
会社の書類は長期間保存が求められるものが多く、数年～10年スパンで保存する必要があります。そのため、会社の規模が大きくなればなるほど保存スペースを要します。

前述のコストの話と重複しますが、オフィスの多くのスペースを書類の保管に割くことになり、賃料のコストパフォーマンスが悪くなってしまいます。保管書類の量が膨大であるのなら、なおさらスペースの見直しが求められるでしょう。

文書を保管するならキュラーズのトランクルーム

ここからは、文書の保管にトランクルームを活用するメリットを解説していきます。上記のデメリットを踏まえて社内での文書保管を避けたい場合、トランクルームを利用して社外管理することも検討してみてください。セルフサービスで自己管理ができるキュラーズならではのメリットもご紹介します。

書類を置く場所を分散できる
トランクルームを活用すれば、書類を置く場所を分散することができます。オフィスのみに書類を保管している場合と比較して、災害時にすべての書類が消失してしまうリスクを低減できる点も大きなメリットです。

また、キュラーズのトランクルームは監視カメラの設置及びスタッフの巡回など、さまざまなセキュリティ対策が施されているため、悪意を持った人に書類が持ち出されるリスクも低くなるでしょう。

安心のセキュリティ体制
キュラーズは各店舗にスタッフが10時～17時まで常駐しており、毎日館内巡回と清掃を行っています。また、最新のセキュリティシステムを使った専用ビルである点も強みです。入館時はセキュリティカードで開錠し、エレベーターも利用階のみに停止する仕様になっています。このような厳重なセキュリティは、キュラーズが建物を一元管理しているからこそ実現できます。

自社でセキュリティ機能が備わった収納を取り入れようとすると、想定よりコストがかさむケースもあるでしょう。場合によってはトランクルームを利用する方が、整ったセキュリティ体制で書類を保管できるうえに、結果的にコストが抑えられるかもしれません。

量に応じたサイズの利用が可能
キュラーズでは、大小さまざまな荷物量に合わせて選べるサイズを用意しています。ホームページには、サイズ選びの目安になる荷物量も掲載されているので、検討時には参考にしてみてください。