書類収納のコツ｜迷わずにひとめで必要なモノを見つけられる方法
日々の生活で増え続ける書類をどう管理していくのかは悩ましい問題です。
上手く書類収納ができていないと、必要な書類をなかなか見つけられなかったり、書類が溢れて家の中が片付かなかったりと、さまざまな弊害が生じてしまいます。
この記事では、書類収納の基本ステップやコツを紹介し、迷わずに必要な書類を見つけられる方法を解説していきます。書類収納の悩みを解決する方法も紹介するので、上手く書類を整理できないという方は参考にしてみてください。
書類収納の基本3ステップ
書類収納はやみくもに行うのではなく、ポイントを意識することが重要です。書類が増えても散らかりにくくなる方法を、3つのステップに分けて解説していきます。
1：書類をカテゴリー別に分類する
まずは書類をカテゴリー別に分類しましょう。光熱費、仕事用書類、レシート類、税金の書類、保証書など、大まかでいいので付箋をつくってどんどんカテゴリー別に分けていきます。
発生した順に収納するのではなく、目的別に分けて整理することで、何の書類がどこにあるのかわかりやすくなります。このときに、量が多い書類と少ない書類を可視化することで、収納するときに必要なサイズ感も、ある程度把握できるでしょう。
2：必要な書類と不要な書類に分ける
次に、取っておかなくてはいけない書類と、捨てても問題ない書類に分けましょう。
たとえば、仕事の書類や税金関係の書類、保証書は重要なので保管しておき、日用品のレシートは確認が済んだら不要なので捨てるといった具合です。
必要な書類を判断ミスで捨てないように注意したいところですが、今後使うかもしれないという考えに囚われすぎるのも危険といえます。ネットで調べれば事足りる書類や、明確な目的がなく保管している書類については、思い切って不要な書類に分ける勇気も必要です。
3：保管期間に応じた収納方法を選ぶ
最後に、保管期間を考慮して収納しましょう。すぐに出番がくるような保管期間の短い書類であれば、取り出しやすいラックなどに入れておくと管理しやすいです。
一方、必要になったら使うような長期保存する書類は、クリアボックスに入れてクローゼットや押し入れにしまうことをおすすめします。収納グッズの取り出しやすさや、配置なども考慮すると、必要になったときに該当の書類を出し入れしやすくなります。
このように、保管期間に応じた収納方法を考えることで、利便性の高い書類整理を実現できるでしょう。
書類をすっきりさせる収納のコツ
書類の分類方法は上述のとおりですが、書類をすっきりさせるためには少し工夫が必要です。書類を収納する際に、どこに何の書類があるか分かりやすくするコツを紹介していきます。
色分けやラベリングをする
書類はよく見ないと中身がわかりにくいのが難点です。したがって、カテゴリーごとに色分けをする、用途ごとにラベルを貼るなど、視覚的に分かりやすくすると効果的です。
ひとめで何の書類か把握できる状態にしておけば、すっきりした印象になります。そのため、すぐにわかるような視覚的な工夫を行い、書類を探す手間を省きましょう。
中が見える透明な収納を使う
書類は背表紙や1ページ目を見ただけでは中身がわからないこともあります。そのため、透明なファイルやボックスを使用すれば、探すときにひとつずつ保管場所を確認する必要がなくなります。
収納グッズに入れる際も、先ほど述べたようにわかりやすい箇所にラベリングをするといいでしょう。中身が分かる工夫を施しておけば、どこにどのような書類が保管されているのかすぐに分かるのでおすすめです。
仕切れる収納を使う
すべての書類を一緒に入れると、特定の書類が必要になった際に見つけにくくなってしまいます。対策として、仕切れる収納を活用すると、管理がしやすくなるのでおすすめです。
たとえば、ジャンル別に書類を分類したあとは、そのジャンルごとにクリアファイルやファイルボックスなどで仕切ると非常にすっきりします。仕切りは靴の箱やお菓子の箱などでも代用できるので、身近に役立つモノがないか探してみてください。
書類の一時置き場をつくる
どこに収納すればいいか分からないような書類は、ついダイニングテーブルの上などに置きっぱなしになりやすいものです。
そのような仮置きをしてしまいやすい書類は、「一時置き場」をつくって月1回程度のペースで整理することをおすすめします。紛失するリスクを避けることができますし、少し時間を置くことで保管先を検討しやすくなることもあります。
書類収納の悩みを解決する方法・考え方
書類収納の悩みが生じるのは、抱えている書類が多すぎるからだと思われます。ここまで、書類をどう工夫しながら整理していくのかについて解説しましたが、そもそも書類を増やさないようにすることも大切です。そのための方法や考え方について紹介していきます。
書類を家に持ち込まない
書類の中身を精査せず家に持ち込んでしまうと、不要な書類がどんどん増えていく一方です。不要な書類を増やさないためには、有用でないチラシやDMは、ポストに届いた後にすぐに捨てましょう。可能であれば送信停止手続きをするのも有効です。
また、仕事の書類を持ち込んでいる場合は、オフィスでの保管を徹底しましょう。収納の面でもスペースを圧迫しますし、セキュリティの観点からも情報漏洩のリスクが大きくなります。
定期的に書類を整理する
捨てても問題ない書類はないか、半年に一度くらいの頻度で見直すことも大切です。一度は必要だと判断して保管していた書類の中には、役目を終えた書類や使い道が不明な書類が紛れ込んでいることもあります。もう見ることのない書類や、重要性が低い書類は処分しても大きな問題にはならないはずです。定期的に書類を見直し、必要に応じて処分しましょう。
デジタル化できないか考える
そもそも、紙媒体として保管する必要がある書類なのか見直すのも効果的です。たとえば、領収書はデジタル発行できるサービスもありますし、紙の書類ではなくメールで配信されるDMもあります。現物を取っておく必要がないのなら、写真に撮ってデータとして保存してもいいでしょう。
紙で残しておかなければならない書類のみ残すようにすれば、自ずと書類の量も減少するはずです。
書類の収納に困ったときはキュラーズのトランクルーム
大量の書類の収納に困っているのであれば、トランクルームに保管するのも選択肢のひとつとしておすすめです。
長期保管する書類や、たまにしか使わない書類なら、家の中に保管する必要性は薄れます。そのような、使用頻度の低い書類を優先的にトランクルームに保管するといいでしょう。
キュラーズは、24時間年中無休で利用できる屋内型のトランクルームです。キュラーズのトランクルーム内には空調設備があるので、書類を傷めず、良好な状態を保ったまま保管しやすいです。
なお、書類の量が少ない場合は、ロッカーサイズを使うことも可能です。ロッカーサイズはキュラーズの中で一番小さいサイズで、収納可能な荷物量は段ボール6箱が目安ですが、書類の量によっては十分な保管スペースになります。
このように、キュラーズでは荷物量に合わせて収納サイズを選べるよう、さまざまなサイズのトランクルームを揃えています。トランクルームを利用すれば家の収納が広くなり、すっきりさせることができるでしょう。
まとめ
書類整理の第一歩は、分類することです。まずはどのようなジャンルの書類か、必要な書類か否かといった観点で分類していき、現在保有している書類の全体像を把握するといいでしょう。
また、必要な書類をすぐに取り出せるようにするには、すっきりした書類収納を意識することが大切です。そのうえで、そもそも書類を増やさないように日頃から不要な書類を手元に置かないことも重要です。
しかしながら、それでも家の中に十分な収納スペースを捻出できなかったり、上手く書類が片付かなかったりすることもあると思います。その場合は、トランクルームの活用をおすすめします。
キュラーズは、全国の主要都市に多数の店舗を展開するトランクルームで、2001年の創業以来、屋内型トランクルームのパイオニアとして業界を牽引しています。
トランクルーム内は空調管理の行き届いた環境が整っており、良好な状態で書類を保管することができます。また、監視カメラや店舗従業員の定期巡回など、セキュリティ体制も万全です。増えすぎた書類の収納に悩まれている場合は、キュラーズのトランクルームもぜひ検討してみてください。